Es ist der Albtraum jedes Unternehmers: Plötzlich und unerwartet führt eine schwere Krankheit dazu, dass er oder sie für unbestimmte Zeit ausfällt. Die normale Geschäftsführung wird von einem Moment auf den anderen unmöglich, und im schlimmsten Fall gibt es keinerlei Vorkehrungen für diesen Notfall. Die Folgen können dramatisch sein – nicht nur für den Unternehmer selbst, sondern auch für die Zukunft des gesamten Unternehmens.

Während es natürlich ideal wäre, präventiv zu handeln und umfassende Vorsorgemaßnahmen zu treffen, befindet sich die Realität in den meisten Unternehmen leider fernab dieser Ideale. Über 66 % der Unternehmer haben weder Vollmachten noch praktikable Notfallpläne vorbereitet, und so gerät der Betrieb in einer solchen Krisensituation schnell ins Wanken.

Doch was ist zu tun, wenn der Ernstfall bereits eingetreten ist? Welche Maßnahmen müssen sofort ergriffen werden, um das Unternehmen in dieser kritischen Phase stabil zu halten? In solchen Situationen gibt es vier zentrale Säulen der Akuthilfe, die unbedingt berücksichtigt werden müssen: rechtliche, strukturelle, technische und kommunikative Lösungen. Diese Notfallmaßnahmen sind die letzte Rettung, wenn kein präventiver Plan vorhanden ist. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die wichtigsten Schritte ein, um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens kurzfristig zu sichern.

1. Rechtliche Lösungen: Wer darf was entscheiden?

Der erste und wichtigste Punkt bei einem unerwarteten Ausfall eines Unternehmers ist die rechtliche Absicherung. Wenn der Unternehmer selbst nicht mehr handlungsfähig ist, müssen andere Personen kurzfristig in der Lage sein, Entscheidungen zu treffen. Doch dies ist oft einfacher gesagt als getan.

Fehlende Vollmachten sind ein Hauptgrund, warum Betriebe in Krisenmomenten nicht handlungsfähig bleiben. Ohne rechtsgültige Vollmachten sind Stellvertreter oder Führungskräfte oft nicht in der Lage, grundlegende Entscheidungen zu treffen – sei es die Unterzeichnung von Verträgen, die Verwaltung von Konten oder Personalentscheidungen. Gerade in einem solchen Notfall muss jedoch sichergestellt sein, dass alle rechtlichen Befugnisse eindeutig geklärt sind.

Die wichtigsten Vollmachten, die ein Unternehmer benötigt

Um die rechtliche Handlungsfähigkeit sicherzustellen, sind mehrere Vollmachten von zentraler Bedeutung:

• Generalvollmacht: Sie erlaubt es einer Person, alle rechtlichen Geschäfte und Verpflichtungen des Unternehmers zu übernehmen. Sie ist umfassend, sollte aber nur vertrauenswürdigen Personen erteilt werden.
• Prokura: Dies ist eine spezielle Vollmacht, die im Handelsrecht verankert ist. Sie gibt dem Bevollmächtigten das Recht, im Namen des Unternehmens zu handeln, Geschäfte abzuschließen und Verträge zu unterzeichnen. Eine klare Prokura-Entscheidung für Führungskräfte oder Schlüsselmitarbeiter ist im Krisenfall essenziell.
• Bankvollmacht: Ohne Zugriff auf die Konten des Unternehmens können keine Rechnungen beglichen oder Gelder verwaltet werden. Eine Bankvollmacht muss zwingend vorhanden sein, damit der Betrieb liquide bleibt.
• Handlungsvollmachten für Gesellschafter: In einem Unternehmen mit mehreren Gesellschaftern muss auch im Gesellschaftsvertrag geregelt sein, wer im Notfall das Unternehmen rechtlich vertreten kann. Fehlen solche Vereinbarungen, können schwerwiegende interne Konflikte entstehen, die das Unternehmen in der Krise zusätzlich destabilisieren.

Was im Gesellschaftervertrag zu beachten ist

In Unternehmen, die nicht von einer einzelnen Person geführt werden, sondern mehrere Gesellschafter haben, ist der Gesellschaftervertrag ein kritischer Punkt. Dieser regelt nicht nur die Entscheidungsfindung im Normalbetrieb, sondern sollte auch Klauseln für Notfälle wie den Krankheitsausfall eines Unternehmers enthalten.

Wichtige Aspekte, die im Gesellschaftervertrag berücksichtigt werden müssen, sind:

• Wer übernimmt die Unternehmensleitung im Krankheitsfall?
• Welche Entscheidungen dürfen die verbleibenden Gesellschafter ohne den erkrankten Partner treffen?
• Wie wird die Stimmrechtsverteilung geregelt, wenn ein Gesellschafter temporär oder dauerhaft ausfällt?

Fehlen klare Regelungen, können im Krisenfall Machtkämpfe oder Unsicherheiten entstehen, die das Unternehmen zusätzlich schwächen.

Rechtliche Voraussetzungen für Mitarbeiter

Auch bei den Mitarbeitern gibt es rechtliche Anforderungen, die beachtet werden müssen. In vielen Branchen ist es erforderlich, dass Mitarbeiter bestimmte Qualifikationen oder Zulassungen haben, um bestimmte Aufgaben übernehmen zu dürfen. Wenn der Unternehmer in einem regulierten Bereich tätig ist, wie beispielsweise im Gesundheitswesen oder in der Finanzberatung, muss sichergestellt sein, dass der Vertreter alle notwendigen rechtlichen Voraussetzungen erfüllt. Andernfalls riskiert das Unternehmen schwerwiegende Konsequenzen – bis hin zum Verlust der Betriebserlaubnis.

2. Strukturelle Lösungen: Die Priorisierung von Kernaufgaben

In einem Notfall kann nicht jede Aufgabe des Unternehmers sofort und vollumfänglich übernommen werden. Deshalb muss der Fokus auf den Kernaufgaben liegen, die für das Überleben des Unternehmens entscheidend sind. Doch welche Aufgaben gehören dazu, und wie können sie in Abwesenheit des Unternehmers übernommen werden?

Die wichtigsten Aufgaben identifizieren

Zunächst ist es notwendig, herauszufinden, welche Aufgaben unbedingt weitergeführt werden müssen, damit der Betrieb nicht zusammenbricht. Dies können sein:

• Vertragsabschlüsse mit Kunden und Lieferanten: Ohne neue Aufträge oder Materiallieferungen steht das Unternehmen schnell still.
• Kundensupport: Besonders in dienstleistungsorientierten Unternehmen ist die Kundenkommunikation entscheidend. Fehlt der Unternehmer hier als Ansprechpartner, muss unbedingt eine Stellvertretung vorhanden sein.
• Finanzentscheidungen: Zahlungen müssen weiterhin autorisiert und Rechnungen verschickt werden, damit das Unternehmen zahlungsfähig bleibt.

Diese Aufgaben sollten dokumentiert und in ihrer Dringlichkeit priorisiert werden.

Die richtigen Stellvertreter finden

Es reicht jedoch nicht aus, diese Aufgaben einfach zu identifizieren – es muss auch klar sein, wer sie übernehmen kann. Dafür ist es entscheidend, die erforderlichen Fähigkeiten und Eigenschaften der Mitarbeiter zu kennen. Ein Mitarbeiter, der die fachliche Kompetenz für Vertragsverhandlungen hat, ist nicht zwangsläufig in der Lage, in einer Krisensituation die strategischen Entscheidungen des Unternehmers zu treffen.

Hier ist es notwendig, die Fähigkeiten der Mitarbeiter genau zu prüfen und mögliche Stellvertreter gezielt zu schulen. Auch sollte ein System der Aufgabenverteilung etabliert werden, sodass nicht alle Schlüsselaufgaben an einer Person hängen.

Praxisbeispiel

Ein mittelständischer Maschinenbau-Unternehmer fiel unerwartet aufgrund einer schweren Krankheit aus. Da er keine Stellvertreterregelung getroffen hatte, standen seine Führungskräfte vor einer überwältigenden Anzahl an Aufgaben. Erst nach Wochen gelang es dem Unternehmen, eine Notfallstruktur aufzubauen. Hätte der Unternehmer zuvor klare Verantwortlichkeiten definiert und seine Kernaufgaben priorisiert, hätte der Betrieb deutlich schneller reagieren können.

3. Technische Lösungen: Zugänge und Dokumentationen

In modernen Unternehmen ist die technische Infrastruktur das Rückgrat der täglichen Arbeit. Ein unerwarteter Krankheitsausfall eines Unternehmers kann katastrophale Auswirkungen haben, wenn Passwörter und Zugänge nicht dokumentiert und geteilt werden.

Zugangsdaten und Passwörter sicher verwalten

Ohne Zugang zu wichtigen Systemen wie dem ERP-System, dem E-Mail-Server oder den Bankkonten ist das Unternehmen handlungsunfähig. Der Unternehmer muss sicherstellen, dass alle notwendigen Zugangsdaten für relevante Systeme und Plattformen sicher hinterlegt und für Stellvertreter zugänglich sind.

Es empfiehlt sich, auf Passwort-Management-Tools zurückzugreifen, die die sichere Speicherung und Weitergabe von Passwörtern ermöglichen. Diese Tools können auch den Zugriff durch verschiedene Berechtigungsstufen regeln, sodass Mitarbeiter nur auf die Systeme zugreifen, die sie tatsächlich benötigen.

Wichtige Dokumente strukturiert ablegen

Neben Passwörtern ist es auch wichtig, dass alle relevanten Dokumente und Verträge so organisiert sind, dass sie im Notfall schnell auffindbar sind. Dies betrifft nicht nur aktuelle Verträge und Finanzdokumente, sondern auch strategische Unternehmenspläne, Personalakten und Geschäftsberichte. Eine gut strukturierte Ordnerstruktur – sowohl physisch als auch digital – kann hier den Unterschied ausmachen.

4. Kommunikative Lösungen: Offenheit als Schlüssel zur Krisenbewältigung

Während rechtliche, strukturelle und technische Lösungen die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen sollen, ist eine offene Kommunikation nach außen von ebenso großer Bedeutung. Besonders im Umgang mit der Krankheit des Unternehmers sollten Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter angemessen informiert werden.

Warum Transparenz wichtig ist

Eine schwere Erkrankung ist oft mit Unsicherheiten und Ängsten verbunden – nicht nur für den Unternehmer, sondern auch für alle Menschen, die mit dem Unternehmen in Verbindung stehen. Verheimlichungen oder schwammige Informationen können hier zu Vertrauensverlust und Missverständnissen führen. Besonders Kunden könnten sich fragen, ob sie sich weiterhin auf das Unternehmen verlassen können.

Deshalb ist es wichtig, eine klare Kommunikationsstrategie zu entwickeln, die sowohl nach außen als auch nach innen für Transparenz sorgt. Dabei muss natürlich abgewogen werden, wie viel über die Krankheit des Unternehmers preisgegeben wird. Wichtig ist jedoch, dass Geschäftspartner und Kunden wissen, dass das Unternehmen auch weiterhin handlungsfähig ist und sie sich keine Sorgen um laufende Projekte machen müssen.

Praxisbeispiel

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie wichtig eine klare Kommunikation im Krankheitsfall ist: Eine Werbeagentur, deren Geschäftsführer unerwartet durch eine schwere Krankheit ausfiel, informierte zunächst niemanden über den Gesundheitszustand des Chefs. In der Folge begannen Kunden, Projekte zu stornieren, weil sie dachten, das Unternehmen könne seine Verpflichtungen nicht mehr erfüllen. Erst nachdem das Unternehmen eine transparente Mitteilung veröffentlichte, in der es erklärte, dass interne Stellvertretungen vorhanden sind und die Projekte weiterhin termingerecht abgeschlossen werden, beruhigte sich die Situation. Die anfängliche Zurückhaltung in der Kommunikation hatte dem Unternehmen bereits viel Vertrauen gekostet – Vertrauen, das mühsam wieder aufgebaut werden musste.

Transparenz nach außen gibt also nicht nur Geschäftspartnern und Kunden Sicherheit, sondern bewahrt auch das Vertrauen in das Unternehmen. Im besten Fall wird die externe Kommunikation proaktiv gestaltet, sodass Unsicherheiten erst gar nicht entstehen.

Kommunikation innerhalb des Unternehmens

Auch die interne Kommunikation sollte nicht vernachlässigt werden. Besonders die Mitarbeiter müssen wissen, was passiert, wie der Betrieb weiterläuft und wer in der Abwesenheit des Unternehmers welche Entscheidungen trifft. Fehlende Informationen innerhalb des Unternehmens führen schnell zu Gerüchten, Unsicherheit und Demotivation. Es sollte daher klar kommuniziert werden, wer für die Zeit des Krankheitsausfalls die Führungsrolle übernimmt und welche Struktur vorübergehend gilt. Dies schafft Klarheit und Stabilität, was für den Betriebsfrieden in Krisenzeiten unerlässlich ist.

Fazit: Ohne Vorbereitung droht der Kollaps

Eine plötzliche schwere Erkrankung des Unternehmers kann das gesamte Unternehmen in eine existenzbedrohende Lage bringen – besonders dann, wenn keine Vorsorge getroffen wurde. Doch selbst im akuten Notfall gibt es Lösungen, um das Unternehmen handlungsfähig zu halten. Die vier Säulen der Akuthilfe – rechtliche, strukturelle, technische und kommunikative Maßnahmen – bieten die Grundlage, um kurzfristig Stabilität zu schaffen.

Dennoch zeigt die Praxis, dass die meisten Unternehmen auf solche Situationen nicht vorbereitet sind. Vollmachten fehlen, Kernaufgaben sind nicht klar dokumentiert, und in vielen Fällen weiß niemand, wie auf interne Daten oder Systeme zugegriffen werden kann. Hinzu kommt die oft vernachlässigte, aber entscheidende Frage, wie der Krankheitsfall nach außen kommuniziert wird.

In solchen Krisenmomenten zeigt sich die Notwendigkeit einer schnellen und kompetenten Unterstützung. Hier bietet Ingo Kahnt von Kahnt Consulting eine wertvolle Hilfe. Mit seiner langjährigen Erfahrung in der Unternehmensberatung weiß er genau, welche Schritte notwendig sind, um Unternehmen in Notsituationen zu stabilisieren. Er unterstützt Unternehmen dabei, rechtliche und strukturelle Lösungen zu finden, Zugänge zu sichern und die Kommunikation nach außen zu steuern. Denn nur wer vorbereitet ist und im Ernstfall gezielt handeln kann, sichert das Überleben seines Unternehmens – auch in Krisenzeiten.

Für weiterführende Informationen und konkrete Unterstützung im Notfall finden Sie auf https://kahnt.consulting alles, was Sie brauchen, um Ihr Unternehmen durch schwierige Zeiten zu manövrieren.

In einer solchen Situation zählt jede Stunde – und der richtige Ansprechpartner kann den entscheidenden Unterschied machen.